A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium az Új Széchenyi Terv támogatásával megvalósuló Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program Szervezetfejlesztési Programjában rögzített feladatait 2014. április 30-i határidővel sikeresen teljesítette.
2013 januárjában Szervezetfejlesztési Program néven indult el az ÁROP 1.2.18. kódszámú projekt, mely szorosan kapcsolódik a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program „szervezeti” beavatkozási területéhez. A Szervezetfejlesztési Program alapozta meg az „ÁROP-1.2.18/A – Szervezetfejlesztés az államigazgatási szervek számára” elnevezésű egyfordulós pályázati kiírás szakmai koncepcióját. A Nemzeti Fejlesztés Minisztérium 2013 szeptemberében pályázatot nyújtott be „Szervezetfejlesztési program megvalósulása a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumban” címmel, melyet 2013 októberében elnyert.
A Szervezetfejlesztési Program célja a belső hatékonyság működésének javítása, amely magába foglalja a közigazgatási szervezet teljesítménymérésének lehetővé tételét, a működőképes belső folyamatok elősegítését, a szervezeti tudás hatékony kiaknázását, valamint a folyamatosan változó környezethez alkalmazkodni tudó, önfejlesztő szervezeti kultúra kialakítását. A projekt célcsoportját a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium mindenkori munkatársai képezték.
A célok elérését biztosító eszközök öt beavatkozási területre oszlanak. Ezek: a teljesítménymenedzsment, a folyamatoptimalizálás, a tudásmegosztás, a minőségirányítás és a változáskezelés.
A fent említett munka eredményeként a minisztérium a CAF minőségirányítás szervezeti önértékelést hajtott végre, valamint intézkedési tervek kerültek jóváhagyásra.
Változáskezelés témában egy olyan vezetői workshop került megrendezésre, amely lehetőséget biztosított a minisztériumban vezető beosztásban tevékenykedő munkatársaknak, hogy megismerhessék a projekt eredményeit.
A teljesítménymenedzsment beavatkozási területen öt mérési mutató (indikátor) került kidolgozásra.
A folyamatoptimalizálás fő célja a jogviszony létesítés, az illetményszámfejtés és a lakástámogatás ügyköreinek fejlesztése volt: A lakástámogatási folyamat optimalizációja során új NFM KÁT utasítás került elfogadásra, mely a következő eredményekkel járt:
- A határozatlan időtartamú jogviszonnyal rendelkező kormánytisztviselők mellett a határozott időtartamú jogviszonnyal rendelkezők számára is megnyílt a támogatások igénybevételének lehetősége;
- a személyi hatály egyértelműen kiterjed az állami vezetőkre és a munkaviszonyban dolgozókra is;
- a Lakásügyi Bizottság létszáma hatról öt főre változott, ezzel is javítva az operatív döntéshozatal lehetőségét;
- a méltányossági döntési hatáskör miniszteri szintről közigazgatási államtitkári szintre került, ezáltal felgyorsul az ügyintézés;
- az elavult Lut. szabályait formai és jogtechnikai szempontból is megfelelő, új szabályozó váltotta fel;
- a pénzügyi partner OTP Nyrt. költségeinek növekedése és az átfutási idő hosszúsága miatt új szolgáltató, a Magyar Államkincstár került be a rendszerbe;
- az új szabályzat és a kérelem-minták, kitöltési útmutatók elérhetővé váltak az intraneten
- az új rendszerben az ügyintézési, átfutási idő csökkenni fog
- fejlődik az NFM Gazdálkodási Főosztálya és a Személyügyi és Biztonsági Főosztálya közötti együttműködés, miként azt az ÁROP projektben való kooperatív munka is jól példázza.
Az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 19/2013. (V.17.) NFM utasítás, valamint a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Közszolgálati Szabályzatáról szóló 2/2013. (III.29.) NFM KÁT utasítás módosításának elfogadása a következő eredményekkel járt:
- A MÁK az illetményszámfejtés zárását követően megküldött havi számfejtési ütemterve alapján a SZIF a főszámfejtés zárását megelőzően legalább két nappal a GF rendelkezésére bocsátja a tárgyhónapban jogviszonyt létesítő munkavállalók, illetve kormánytisztviselők kinevezési okiratait;
- lehetőség nyílt a tartósan távollévő munkatársakkal való kommunikációra
- a belépő munkatársak a jogviszonyuk létesítését követő hónapban megkapják illetményüket és egyéb járandóságaikat (pl. cafeteria), valamint az egyes adókedvezmények (pl. családi adókedvezmény, bérkompenzáció) a belépés hónapjában érvényesítésre kerülnek.
- Meghatározásra került az egyes feladatokkal kapcsolatos részletes eljárási rend, valamint az egyes feladatok kapcsán érintett más szervezeti egységgel együtt követendő eljárási rend.
A jogviszony létesítési eljáráshoz kapcsolódó NFM Közszolgálati Szabályzatáról szóló 2/2013. (III.29.) NFM KÁT utasítás elfogadása a következő eredményekkel járt:
- Az utasítás meghatározza az egyes feladatokkal kapcsolatos részletes eljárási rendet, valamint
- az adott feladat kapcsán érintett más szervezeti egységgel együtt követendő eljárási rendet;
- elérhetővé váltak a jogviszony létesítési eljáráshoz kapcsolódó nyomtatványok a minisztérium intranetes felületén, ezáltal gyorsul a jogviszony létesítés folyamata és növekszik a belső, szervezeten belüli elégedettség
- közigazgatási államtitkári szintről a Személyügyi és Igazgatási Főosztály vezetőjéhez került delegálásra a munkáltatói jogkör és ezáltal az aláírási jog
– az előzetesen jóváhagyott kezdeményező okiratok alapján – a jogviszony létesítéssel összefüggésben;
- az eljárási idő rövidülése miatt kevesebb az illetményelőleg igénylés;
- lerövidült a jogviszony létesítési eljárással összefüggésben indított ügyek átlagos eljárási ideje,
- ezáltal a tárgyhónapban kezdeményezett és tárgyhó 10. napjáig jóváhagyott alkalmazási javaslatok alapján elindított jogviszony létesítési munkáltatói intézkedések 60%-a megküldésre kerül a Gazdálkodási Főosztályra bérszámfejtés céljából tárgyhó 20. napjáig.
- A rövidebb eljárási idő miatt az egyes adatszolgáltatások és a vezetői információs igények pontosan, naprakészen kerülnek teljesítésre.
A tudásmenedzsment terület a szervezeti tudásvagyon felmérésével alapozta meg a tudásmegosztás fejlesztését, melynek eredményeképp a lakástámogatási és jogviszony létesítési ügykörökhöz kapcsolódóan egy-egy különálló Intranetes felületet került kialakításra, ahonnan a minisztérium munkatársai egyszerűen és gyorsan elérhetik a kapcsolódó tájékoztatókat és nyomtatványokat.
A „Szervezetfejlesztési program megvalósulása a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumban” című, ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0035 kódszámú projekt az Új Széchenyi Terv forrásaiból, az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg.
(Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, Kommunikációs Főosztály)
