Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium - Jogszabálytervezetek
Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, 2013. november 22.
Előterjesztés: A közigazgatási és igazságügyi miniszter …./2013. (…..) rendelete a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.
Korszerűsítik a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szoftvereit
A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter törvényi felhatalmazás alapján az e-közigazgatásért felelős, a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős, valamint a kultúráért felelős miniszter egyetértésével kiadott rendeletben állapítja meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket. A rendelettervezet emellett a korszerű követelményekhez és az elmúlt években felmerült felhasználói igényekhez, a megváltozott informatikai környezethez igazítja a jelenlegi szabályozást. Felhívjuk a figyelmet, hogy jelen előterjesztés tervezet, amelynek tartalma módosulhat, ezért ez ebben a formájában nem tekinthető a minisztérium álláspontjának.
Az iratkezelési szoftverek metaadatainak, más alkalmazói rendszerekkel kialakított kapcsolatát megalapozó mezőinek és azok formátumának pontos rögzítése által lehetővé válik, hogy az iratkezelési alapfolyamat során a papír alapú és az elektronikus úton érkezett iratokat azonos struktúrájú leíró adatokkal, iktatórendszertől függetlenül, egységesen határozzák meg.
A miniszteri rendelet tervezete a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelettel összhangban meghatározza az iratkezelési szoftverekkel szemben előírt, az érkeztetésre, az iktatásra, az iratok kezelésére, az irattári feladatok támogatására, a biztonságra, az adatmentésre és az archiválásra, a más informatikai rendszerekkel történő adatkapcsolatra, és a műszaki előírásokra vonatkozó követelményeket.
A rendelet tervezett hatálybalépés időpontja 2014. január 1-je, de a fokozatosság elvét alapul véve a bevezetés során megfelelő felkészülési időt biztosít az érintetteknek, így az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő iratkezelési szoftver az érvényességi idő lejáratáig alkalmazható lesz.
Az iratkezelési szoftvereknek az előírt feltételek alapján történő tanúsítását fél évvel, 2014. július 1-jéig halasztja, tehát a közfeladatot ellátó szervek a már alkalmazott iratkezelési szoftvereiket tovább használhatják, azzal, hogy a 2014. július 1-jét követően esedékes tanúsítás során kell a tanúsító szervezeteknek a rendelet szerinti megfelelőséget vizsgálniuk. A közfeladatot ellátó szerv – a hatálybalépést követő egy év elteltével – 2015. január 1. után bevezetendő új iratkezelési szoftver esetén köteles a rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvert alkalmazni. Ennek alapján a közfeladatot ellátó szerv, a szoftvergyártók és a szoftvertanúsítók számára biztosított a megfelelő felkészülési idő az átállásra.
Az észrevételeket 2013. november 27-ig várjuk a kormanyiroda@kim.gov.hu címen.